Специальная программа обучения сотрудников библиотеки при внедрении АБИС: опыт разработки и результаты

Содержимое презентации

Специальная программа обучения
сотрудников библиотеки при внедрении АБИС:
опыт разработки и результаты
УШАКОВА ОЛЬГА БОРИСОВНА
заместитель заведующего отделением
ВПТБ ФИПС

1

Не бывает неудач, только опыт 

www.rupto.ru

2

За одного битого двух небитых дают 

www.rupto.ru

3

www.rupto.ru

4

www.rupto.ru

5

www.rupto.ru

6

На берегу, или Как все начиналось? (1)

• Библиотека много лет работала на программе
автоматизации, написанной «под организацию»
• Библиотека специальная, сотрудники очень
часто повторяют, что она уникальная. Это во
многом так и есть 
• Существующая программа перестала
развиваться, пришлось переходить на другую
www.rupto.ru

7

Как все начиналось? (2)
• Руководство выбрало САБ «Ирбис», внедрение
осуществлялось силами подрядчика
• ТЗ на внедрение разрабатывалось внутри
организации, около года
• На этапе принятия решения разработчиками
программы была проведена презентация
возможностей САБ для коллектива
• До масштабного внедрения системы были обучены
2 сотрудника ВПТБ на курсах администраторов САБ
www.rupto.ru

8

На берегу, или Как все начиналось? (3)
• Руководство пригласило в штат сотрудника,
имеющего опыт внедрения данной системы
• При внедрении САБ была разработана
обширная программа обучения, которую
посетили все сотрудники (в течение месяца)
• После обучения подрядчиков полгода
проводилось внутреннее дополнительное
обучение сотрудников
www.rupto.ru

9

Программа обучения от подрядчиков
АРМ «Каталогизатор»: общая характеристика пользовательского интерфейса. Ч.1
Технология ведения БД «МБА»

- Технология ведения БД «Читатели»
- АРМ «Каталогизатор»: общая характеристика пользовательского интерфейса. Ч.2
Технология ведения БД «Делопроизводство»
Технология обработки монографических изданий (книг), заимствование записей
АРМ «Книговыдача»: общая характеристика пользовательского интерфейса
Подсистема «Учет услуг». Технология книговыдачи
Технология обработки периодических изданий
Технология обработки продолжающихся изданий, сборников, роспись оглавления, прикрепление полных
текстов
Технология создания аналитических записей
АРМ «Книговыдача». Подсистема «ИРИ»
Технология книговыдачи. Статистика книговыдачи
АРМ «Администратор»
Web-интерфейс доступа к электронному каталогу и личный кабинет читателя
www.rupto.ru

10

Внутреннее обучение
• По темам повторяет обучение от подрядчиков, но
более подробно и на конкретных примерах
• Периодически проводится занятие – «разбор
ошибок»
• Постоянное консультирование

www.rupto.ru

11

Особенности «акватории»
• Каждый отдел вел свою базу данных, отделы не
использовали информацию друг друга
• В библиотеке ощущался недостаток специалистов,
знакомых с форматами машиночитаемой
каталогизации
• Руководители отделов при внедрении предыдущей
системы были постановщиками задач, а при
постановке ТЗ на новую попросили перенести в
нее весь функционал старой
www.rupto.ru

12

www.rupto.ru

13

«Подводная жизнь»
• Сотрудники работали в сводном электронном
каталоге, а поиск и выходные формы делали в
старой системе
• Один из отделов вел записи параллельно в двух
системах
• Одни сотрудники придумывали технологические
решения совместно с технологом, а другие
сотрудники игнорировали их и работали по-старому.
Изменения в инструкции вовремя не вносились
www.rupto.ru

14

www.rupto.ru

15

www.rupto.ru

16

«Риф»
• До библиотеки «дошла очередь» плановой замены
ПК…
• Сотрудники Вычислительного центра перестали
устанавливать старую систему на новые
компьютеры

• Скрытые угрозы стали явными, сотрудники стали
открыто выражать недовольство новой системой

www.rupto.ru

17

Свистать всех наверх!!!

www.rupto.ru

18

Как мы «чинили» корабль (1)
• Поддержка системы от руководства ВПТБ,
выраженная на общем собрании
• Дополнительное занятие для руководителей
отделов и ведущих специалистов по преимуществам
новой САБ
• Несколько отдельных занятий, посвященных
исключительно поиску в базе данных
• Выделение «агентов изменений» и пошаговая
проработка с ними всех проблемных вопросов
www.rupto.ru

19

Как мы «чинили» корабль (2)
• Настройка выходных форм опытным
программистом Ирбис
• Постоянное напоминание всему коллективу (при
общих собраниях и на личных консультациях), что
работа каждого важна и видна всем
• Рабочие инструкции каждый отдел писал сам для
себя, технолог их только проверял и дорабатывал
• Поощрение (нематериальное) правильного
поведения и твердое порицание неправильного
www.rupto.ru

20

Как мы «чинили» корабль (3)
Обучение проводится на постоянной основе:
- по запросам сотрудников (прояснение отдельных
вопросов/пошаговое закрепление новой
технологии)
- после анализа ошибок
- после изменения технологии/внедрении нового
процесса – для информирования и прояснения
преимуществ новой формы
www.rupto.ru

21

Выводы
• Обучение коллектива – важнейший элемент внедрения
любой САБ, и должно учитывать специфику объекта
внедрения
• Не стоит отступать от классического варианта
внедрения: руководитель – заказчик изменений;
руководители подразделений – стратегические
агенты изменений, включенные в процесс; агенты
изменений – наиболее способные и обученные
сотрудники.
• Обучение коллектива – процесс постоянный,
необходимо выстраивать долгосрочную стратегию,
настраиваемую под запросы сотрудников
www.rupto.ru

22

www.rupto.ru

23

www.rupto.ru

24

Мы открыты для сотрудничества!
Отделение
«Всероссийская патентно-техническая библиотека»
Федерального института промышленной
собственности
Адрес: Бережковская наб., д.24, Москва, Г-59б, ГСП-3б, 125993
Справки по телефону: +7 (499) 240-41-97
e-mail: vptb@rupto.ru

http://new.fips.ru/

Постмодерация: 
published